Marta Eichstaedt

Włączasz komputer, a zielona ikonka Skype’a pojawia się na ekranie. Skype zdominował życie freeelancerów i osób pracujących na odległość, bo a) jest darmowy, b) można szybko wymienić informacje na czacie, c) jakość rozmowy, o ile rozmówca ma dość dobre łącze, jest świetna, d) ikonka informuje naszych współpracowników, że jesteśmy i można do nas „zagadać”, albo aby nie przeszkadzać, co oznajmiamy poprzez czerwony znaczek przypominający znak zakazu wjazdu, e) daje możliwość dzielenia ekranu (choć tylko dwóm osobom), więc przy omawianiu jakiegoś projektu graficznego lub dokumentu, nie trzeba długo opisywać, o którą linijkę tekstu lub detal nam chodzi.

Czy warto więc myśleć o alternatywnych programach, dzięki którym jeszcze łatwiej będzie komunikować i współpracować w wirtualnym zespole?

Moim zdaniem WARTO.
Oto kilka przykładów wydarzeń, jakie mają miejsce w pracy każdego wirtualnego zespołu. Czy któryś z nich Cię dotyczy?

a) pracujesz w zespole albo z klientem nad dokumentami (np. umowami, prezentacjami w ppt, projektami graficznymi lub inżynierskimi, itp.)

b) prowadzisz zebrania zespołów, w czasie których robicie burzę mózgów, tworzycie listy zadań do wykonania, które potem są przydzielane odpowiedniemu pracownikowi a jeszcze innym razem podsumowywane

c) uczestniczysz w rozmowach większej grupy osób (także za pomocą wideokonferencji), podczas których robicie jakieś ustalenia a problem polega na tym, że w ostatniej chwili często się okazuje, że ktoś nie ma Skype’a.

Czy choć na jedno pytanie odpowiedziałeś TAK? Zobacz w takim razie w jaki sposób programy do spotkań online  wspierają osoby takie jak ty w pracy zdalnej i zastanówmy się wspólnie czy i kiedy mają przewagę nad Skype.

Jeśli w kilka osób pracujecie nad jakimś dokumentem, to funkcja dzielenia ekranu w Skypie nie zadziała. Skype bowiem udostępnia ją tylko dwóm rozmówcom. Za to każdy program do spotkań online umożliwia dzielenie ekranu z dowolną ilością osób. Ograniczeniem jest tylko wielkość wirtualnego pokoju, który wykupisz. Współdzielone dokumenty mają w przeciwieństwie do Skypa mają dobrą rozdzielczość a uczestnicy spotkania mogą zaznaczać na nich wirtualnymi pisakami miejsca, o których na przykład chcą porozmawiać. Na zakończenie pracy, osoba która jest „właścicielem” dokumentu może udostępnić go wszystkim uczestnikom do pobrania.

Jeśli organizujesz lub uczestniczysz w burzach mózgów, podsumowaniach projektów, to oceń, czy przyda Ci się funkcja wirtualnego flipchartu. Ta funkcja w ogóle nie jest dostępna w Skypie. Każdy uczestnik spotkania może na takim flipcharcie pisać i rysować wirtualnymi pisakami. Możliwość wcześniejszego przygotowania plansz (warto umieścić na przykład pytania, na które uczestnicy mają odpowiedzieć) oraz moderator pozwolą prowadzić usystematyzowaną dyskusję. Jest także możliwość wyciszenia wszystkich uczestników. Ci którzy chcą coś powiedzieć używają specjalnej ikony i otrzymują od moderatora prawo głosu. To niedostępna w Skypie opcja znakomicie zapobiega wchodzeniu sobie w głos.

Do spotkań organizowanych za pomocą tego typu programów może dołączyć każdy, kto ma komputer, słuchawki z mikrofonem oraz internet. Umożliwiają one zarówno planowanie spotkań i wysyłanie zaproszeń ale można organizować także spotkania ad hoc. Większości programów nie trzeba instalować na komputerze. Wszystkie praktycznie działają na zasadzie SaaS, czyli Software as a Service i są dostępne poprzez stronę www producenta. Płaci się najczęściej za miesięczny abonament, którego wysokość zależy od wielkości wirtualnego pokoju.

Ceny takich programów zaczynają się od … 0 zł (np. świetny niemiecki Spreed dla 3 uczestników jest za darmo). W kolejnych artykułach zaprezentuję kilka takich programów w detalach. Programy te potrafią bowiem dużo więcej …

Marta Eichstaedt – Trener biznesu i konsultant. Certyfikowany trener szkoleń on-line. Swoją karierę zawodową rozpoczęła pod koniec lat 90-tych i pamięta jeszcze czasy bez internetu w biurach J Obszarami jej działania są marketing i zarządzanie strategiczne. Prowadzi blog o webinarach, webcastach i e-learningu MartaOnline.pl. Znajdziesz ją także na jej stronie MartaEichsteadt.com oraz Facebooku, Golden Line i LinkedIn. Prywatnie dzieli swoje życie między Warszawę a Berlin.